ستون Values: برای انجام یک فرایند آماری نیاز به داده‌های عددی داریم؛ به عبارت دیگر محاسبات آماری بر روی داده‌های عددی قابل اجراست. درحالی که در بسیاری از پژوهش‌ها، با متغیرهایی با مقادیر غیرعددی سر و کار داریم. مثل متغیر جنسیت که دارای 2 سطح زن و مرد است و یا متغیر تحصیلات با سطوح زیردیپلم، دیپلم، کارشناسی، کارشناسی ارشد و بالاتر. در چنین حالتی لازم است، سطوح مختلف متغیر مورد نظر کدگذاری گردد؛ یعنر به هر یک از سطوح متغیر، یک مقدار عددی اختصاص داده شود. برای این منظور از ستون Value استفاده می‌کنیم. در پنجره Value Label سطوح متغیر را در کادر Label و مقادیر عددی متناظر را در کادر Value وارد نموده و بر روی Add کلیک می‌نمائیم. در نهایت بعد از وارد نمودن تمامی سطوح، برای تأیید روی OK کلیک می‌کنیم.

 برای مشاهده برچسب مقادیر در Data View، باید گزینه Value Labels در منوی View فعال باشد.


ستون Missing برای تعریف داده‌های گم‌شده مورد استفاده قرار می‌گیرد. Missing Values شامل ۳ انتخاب زیر است:

۱. No missing values: این گزینه به معنی عدم وجود داده‌های گم‌شده است.

۲. Discrete missing values (مقادیر گمشده گسسته): از این گزینه می‌توان برای تعریف حداکثر سه مقدار گسسته به عنوان مقادیر گمشده استفاده نمود. 

۳. Range plus one optional discrete missing value (یک بازه به همراه یک مقدار گسسته اختیاری): با فعال کردن این گزینه SPSS این اجازه را به ما می‌دهد، به جای یک یا چند مقدار گسسته، از یک بازه، برای تعریف مقادیر گمشده استفاده کنیم.

از آنجایی که همواره نمی‌توان مقدار یک متغیر را برای همه مشاهدات به دست آورده یا مشخص کرد، در نتیجه مقدار مشاهده شده برای برخی از افراد مورد بررسی، معلوم نیست، یا ممکن است متغیر مورد بررسی، برای برخی از افراد نمونه، اصلاً کاربردی نباشد (مثل تعداد فرزند برای افراد مجرد، انجام خدمت نظام وظیفه برای زنان و...). بنابراین طبیعی است که محل مربوطه، در پرسشنامه و نیز در پنجره ویرایشگر داده‌ها، خالی از داده باشد. این‌گونه مشاهدات مشخص نشده، که در هنگام تحلیل، توسط SPSS، کنار گذاشته میشوند، دادههای گمشده نام دارند. بهتر است بجای خالی گذاشتن سلول مربوطه، مقداری را در سلول وارد نموده و به نرم‌افزار بفهمانیم مقدار وارد شده، یک داده گمشده است. توصیه می‌شود برای مقادیر عددی و کدها، بسته به اندازه طول متغیر، از اعداد 9، 99، 999 و ... استفاده شود. همچنین برای دادههای کاراکتری بهتر است از "NA" یا "." استفاده گردد. برای مثال متغیری را در نظر بگیرید که می‎تواند مقادیر 4،3،2،1 را بپذیرد. در این حالت می‌توان 9 را به عنوان گمشده تعریف نمود. 

با استفاده از ستون Columns می‌توان عرض ستون مربوط به متغیر مورد نظر را تغییر داد. 

در ستون Align می‌توانید نحوه قرار گرفتن داده‌ها را در داخل سلول‌ها تعیین کنید. Left: چپ چین، Right: راست چین و Center: وسط چین. 

در ستون Measure هم نوع مقیاس متغیر را مشخص می‌کنیم؛ Scale (فاصله‌ای)، Ordinal (ترتیبی یا رتبه‌ای)، Nominal (اسمی)


انواع مقیاس

فاصله‌ای (Scale): اعداد حقیقی که می‌توان اعمال جبری روی آن‌ها انجام داد مثل سن.

ترتیبی یا رتبه‌ای (Ordinal): مقادیری که مجاز به انجام عملیات جبری در مورد آن‌ها نیستیم، اما بین سطوح مختلف آن ارجحیت یا برتری وجود دارد مثل تحصیلات.

اسمی (Nominal): مقادیری که فاقد هرگونه ارجحیت نسبت به یکدیگر می‌باشد مثل رشته تحصیلی.